Diante de uma realidade cada dia mais automatizada e virtual, armazenar documentos físicos pode parecer uma tarefa desnecessária.

Porém, tratando-se de casos que podem culminar em ações judiciais, essa prática se torna fundamental, já que a documentação desempenha um papel crucial na apresentação de evidências e na construção de argumentos sólidos.

Além disso, os documentos servem como garantidores de direitos, uma vez que existem prazos prescricionais que limitam o tempo que uma ação legal pode ser movida. Ou seja, se o interessado não tiver os documentos necessários para iniciar o processo dentro do prazo, poderá perder a oportunidade de buscar justiça.

Ainda, a manutenção de documentos devidamente organizados também auxilia na progressão do processo, uma vez que ele não dependerá de novos documentos – mediante expedição de ofícios a órgãos públicos, por exemplo, diligência que normalmente exige um longo tempo, e atrasa a conclusão do processo.

Percebe-se, portanto, que os documentos são os pilares de toda a argumentação em um processo judicial, pois a defesa de direitos é construída sob análise da realidade fática, e a maneira mais eficaz de prova é a utilização de documentos, sejam eles contratos, acordos, faturas, recibos, correspondências, registros médicos, extratos bancários, trocas de mensagens e e-mails, ou qualquer outra forma de registro escrito.

Outro fator importante, além da guarda de documentos, é sempre mantê-los atualizados, pois dependendo do documento, pode ser tão complicado atualizá-lo quanto emiti-lo pela primeira vez – e um documento vencido equivale a não o ter. Como exemplo, podem-se citar procurações públicas com prazo determinado que perderam a vigência, ou também as certidões de escrituras públicas com prazo indeterminado, que devem ser atualizadas com frequência para utilização em processos judiciais.

Para fins de guarda e organização pessoal, o armazenamento digital de documentos em nuvem é uma opção viável e interessante, pois evita extravios e a depredação de documentos físicos. Todavia, deve-se alertar a importância em preservá-los fisicamente também, na hipótese de não ser possível garantir o arquivamento digital.

Armazenar documentos mostra-se uma prática essencial, e merece a devida atenção por todos, uma vez que a documentação adequada pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso em um processo, proteger direitos e interesses, bem como aumentar a credibilidade perante o tribunal. 

Portanto, não subestime a importância em manter documentos organizados e acessíveis quando necessário. É um investimento de tempo e esforço que pode ser crucial para a defesa de direitos na justiça.