Constituir uma sociedade anônima para fins de planejamento sucessório ou estruturação societária para a realização de investimentos, por exemplo, demanda dos Acionistas e Diretores, para além do cuidado com as obrigações contábeis, fiscais, regulatórias, trabalhistas etc., atenção às “rotinas societárias’’.
A legislação que rege as sociedades anônimas, traz uma série de atos e eventos que precisam ser publicados e registrados pelas empresas desta modalidade, exemplos claros da chamada “rotina societária”.
Neste artigo, trataremos da necessidade de publicação na Central de Balanços da Receita Federal (SPED) 1, e/ou registro na Junta Comercial competente, de certos atos de sociedades anônimas fechadas de pequeno porte (que possuem receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00):
1) Estatuto da Companhia, cuja publicação deve ocorrer nos 30 dias subsequentes ao registro do ato na Junta Comercial;
2) Aviso aos Acionistas, que deve ser feito por anúncios publicados na forma do artigo 124 da Lei n. 6.404/1976, até 1 (um) mês antes da data marcada para a assembleia-geral ordinária, informando que se acham à disposição dos acionistas: I – o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; II – a cópia das demonstrações financeiras; III – o parecer dos auditores independentes, se houver; IV – o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e V – demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.
3) Edital de Convocação para Assembleia-Geral Ordinária, com 8 (oito) dias de antecedência, no mínimo, em primeira convocação, para dar ciência inequívoca aos Acionistas da realização da assembleia, afinal de contas, os Acionistas precisam deliberar sobre os documentos mencionados no item 2, e isso é feito na assembleia-geral ordinária.
4) Assembleia-Geral Ordinária, cuja ata será arquivada na Junta Comercial e publicada, que, dentre outros assuntos, nos termos do artigo 132 daLei n. 6.404/1976, tomará as contas dos administradores, examinará, discutirá e votará as demonstrações financeiras; deliberará sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e elegerá os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.
Deve-se ressaltar que esta assembleia, que ocorre uma vez ao ano, nos 4 primeiros meses seguintes ao término do exercício social, é de suma importância: a) para os Diretores das Companhias, por conta da responsabilidade que eles têm no decorrer dos exercícios sociais; e b) aos Acionistas, pois este é o momento em que eles têm um panorama da situação financeira da Companhia no ano anterior e podem deliberar com maior tranquilidade sobre a distribuição de dividendos e andamento dos negócios.
5) Assembleia-Geral Extraordinária, cuja ata será arquivada na Junta Comercial e publicada, que é realizada quantas vezes forem necessárias, e trata de atos relativos à reforma do Estatuto Social (artigo 135 da Lei n. 6.404/1976), como o aumento ou redução do capital social.
Diante desse cenário, cabe aos empresários e administradores compreender a importância das rotinas societárias para a organização interna da operação e governança corporativa, isenção de responsabilidades, distribuição de dividendos de maneira clara, segurança para o negócio e consequentemente, para o patrimônio particular dos Acionistas, além de ser um ponto extremamente positivo para investidores, que veem nas empresas com rotinas societárias bem definidas maior segurança e valor de mercado. Além disso, o controle de prazos e procedimentos é essencial para que a Companhia esteja em conformidade com a legislação.
Neste contexto, a assessoria especializada em Direito Societário e capaz de realizar a gestão de rotinas societárias é uma grande aliada dos administradores e diretores da Companhia nestes procedimentos.
Nossa área de Direito Societário fica à disposição para sanar eventuais dúvidas sobre o tema.
1 Artigo 294 da Lei n. 6.404/1976 e Portaria ME n. 10.031/2022.
Por Bruna Leticia Becher.
